Seit 2006 dürfen Unternehmer den privaten Fahranteil für ihre betrieblich genutzten Kfz nicht mehr nach der günstigen Pauschalrechnung ermitteln, wenn sie das Fahrzeug nicht zu mehr als 50 Prozent dienstlich nutzen. Bisher konnte pauschal monatlich ein Prozent des Bruttolistenpreises als sogenannte unentgeltliche Wertabgabe angesetzt werden, auch wenn der Wagen 90 Prozent privat genutzt wurde. So sparte man sich das lästige Führen eines Fahrtenbuches. Wie man das Überschreiten der 50-Prozent-Grenze nun nachzuweisen hat und ob hierfür ein Fahrtenbuch erforderlich ist, war bislang offen.
Das Bundesministerium der Finanzen hat nun mit Schreiben vom 7.7.2006, Az: IV B 2 – S 2177 – 44/06/IV A 5 – S 7206 – 7/06, folgende Anforderungen an den Nachweis des Überschreitens der 50-Prozent-Grenze formuliert:
Der Umfang der betrieblichen Nutzung ist vom Steuerpflichtigen darzulegen und glaubhaft zu machen. Dies kann in jeder geeigneten Form erfolgen. Auch die Eintragungen in Terminkalendern, die Abrechnung gefahrener Kilometer gegenüber den Auftraggebern, Reisekostenaufstellungen sowie andere Abrechnungsunterlagen können zur Glaubhaftmachung geeignet sein. Sind entsprechende Unterlagen nicht vorhanden, kann die überwiegende betriebliche Nutzung durch formlose Aufzeichnungen über einen repräsentativen zusammenhängenden Zeitraum (i.d.R. 3 Monate) glaubhaft gemacht werden. Dabei reichen Angaben über die betrieblich veranlassten Fahrten (jeweiliger Anlass und die jeweils zurückgelegte Strecke) und die Kilometerstände zu Beginn und Ende des Aufzeichnungszeitraumes aus.
Auf einen Nachweis der betrieblichen Nutzung kann verzichtet werden, wenn sich bereits aus Art und Umfang der Tätigkeit des Steuerpflichtigen ergibt, dass das Kraftfahrzeug zu mehr als 50 Prozent betrieblich genutzt wird. Dies kann in der Regel bei Steuerpflichtigen angenommen werden, die ihr Kraftfahrzeug für eine durch ihren Betrieb oder Beruf bedingte typische Reisetätigkeit benutzen oder die zur Ausübung ihrer räumlich ausgedehnten Tätigkeit auf die ständige Benutzung des Kraftfahrzeugs angewiesen sind (z.B. bei Taxiunternehmern, Handelsvertretern, Handwerkern der Bau- und Baunebengewerbe, Landtierärzten). Diese Vermutung gilt, wenn ein Steuerpflichtiger mehrere Kraftfahrzeuge im Betriebsvermögen hält, nur für das Kraftfahrzeug mit der höchsten Jahreskilometerleistung. Für die weiteren Kraftfahrzeuge gelten die allgemeinen Grundsätze.
Keines weiteren Nachweises bedarf es, wenn die Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte und die Familienheimfahrten mehr als 50 Prozent der Jahreskilometerleistung des Kraftfahrzeugs ausmachen.
Hat der Steuerpflichtige den betrieblichen Nutzungsumfang des Kraftfahrzeugs einmal dargelegt, so ist – wenn sich keine wesentlichen Veränderungen in Art oder Umfang der Tätigkeit oder bei den Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte ergeben – auch für die folgenden Veranlagungszeiträume von diesem Nutzungsumfang auszugehen. Ein Wechsel der Fahrzeugklasse kann im Einzelfall Anlass für eine erneute Prüfung des Nutzungsumfangs sein. Die im Rahmen einer rechtmäßigen Außenprüfung erlangten Kenntnisse bestimmter betrieblicher Verhältnisse des Steuerpflichtigen in den Jahren des Prüfungszeitraumes lassen Schlussfolgerungen auf die tatsächlichen Gegebenheiten in den Jahren vor oder nach dem Prüfungszeitraum zu (BFH vom 28.8.1987, BStBl 1988 II S. 2 = SIS 87 22 40).
Wird die 50-Prozent-Schwelle nicht überschritten, ist die Listenpreismethode unzulässig. Dann müssen Selbstständige zweifach buchen: Sie schlagen sämtliche Kfz-Kosten den Betriebsausgaben zu. Anschließend wird ein Privatanteil dem Gewinn zugeschlagen. Der berechnet sich anteilig aus den errechneten Privatfahrten.